Az önkéntes koordinátor mint adminisztrátor

Önkéntesség a múzeumban

Csak az a fránya adminisztráció ne lenne – gondolják sokan, mert kötelező, mert idő- és energiaigényes. Mi lenne, ha ebből a teherből mégis hasznos eszközt kovácsolnánk, és így is tekintenénk rá? Néhány lélekemelő érv és technikai tanács következik.

Cikk küldése

e-mail:

 

Az önkéntes koordinátorság első és utolsó lépése is adminisztratív – amikor elkezdjük összeírni (adminisztrálni) a felmerülő igényeket, és amikor az eredményekről beszámolót készítünk a vezetőségnek. Ugyanígy az önkéntessel való kapcsolat első és utolsó eseménye is adminisztratív jellegű, hiszen megkapjuk az önkéntes önéletrajzát és jelentkezési lapját (az általunk közzétett formulát kitöltve), az elváláskor pedig egy kilépési nyilatkozatot, amit mi adminisztrálunk. (A 3. szülinap - 2009 szeptemberében)

Az adminisztráció segíthet a rend kialakításában és a tisztánlátásban, minden olyan munkakörben, amikor sok ügyféllel, kollégával, önkéntessel szükséges kapcsolatot tartani. Kevesen rendelkeznek híresen jó memóriával, és minden, legalább két fél közötti megállapodás esetében, a két fél memóriáján múlik a közös emlékezet. Vagy egy papíron.

Ha kronologikusan sorban haladunk az önkéntes életút mentén, akkor a következő adminisztráció segíthet bennünket munkánkban:

Az önkéntes belépése a szervezetbe

Ez az az időszak, amikor megismerkedünk az önkéntessel, és kölcsönös érdeklődés esetén közösen úgy döntünk, hogy elköteleződünk egymás mellett. Fontos hangsúlyozni, hogy ez egy kölcsönös döntés. Mind az önkéntesnek, mind a múzeumnak megfontolt, kölcsönös választáson alapuló döntést kell hoznia ahhoz, hogy ez egy hosszú távú együttműködés alapja legyen.

A múzeum, mint fogadószervezet a korábban felmért belső igények alapján keres önkénteseket  A jelöltek általában beküldik önéletrajzukat, valamint – ha az intézmény igényli – kitöltenek egy jelentkezési lapot. Ez utóbbi egy rövid és tömör formanyomtatvány, amely első pillantásra is felmérhetően tartalmaz minden olyan információt (illetve ezek helyét), amelyeket az intézmény mérlegelni kíván. Ezek között célszerű szerepeltetni a különleges készségeket, tudásokat, mint a nyelvtudást, a számítógép-használatot, esetleg kiemelten bizonyos számítógépes programok ismeretét, illetve azt az időmennyiséget vagy időtartamot, amelyet az önkéntességre kíván fordítani a jelölt, de kitérhet a jelentkezési lap korábbi releváns tapasztalatokra, újabb ötletekre is.

Célszerű számon tartani, hogy mikor érkezett a jelentkezés, mikor válaszoltuk meg, mikorra ajánlottunk fel időpontot az interjúra. Ezekből az adatokból a későbbiekben értékes statisztikát készíthetünk, választ találva olyan kérdésekre, mint „a jelentkezők hány százalékát vesszük fel? mekkora a túljelentkezés?”, esetleg mennyivel több jelentkezőre volna szükség a pozíciók betöltéséhez, melyek azok az időszakok, amikor többen jelentkeznek, melyek azok, amikor kevesebben. Később ezeket a számokat összevetve a pozíciók meghirdetésével és a külső marketinggel, jó stratégiai döntéseket tudunk majd hozni.

A Szépművészeti Múzeumban 2011-ben április végéig összesen 45 önkéntes jelentkezést regisztráltunk, az érdeklődők 35%-át vettük fel programunkba. A Program 4. évfordulójára készült alábbi statisztikából pedig szépen kiolvasható, hogy önkénteseink elkötelezettsége, a programban eltöltött idő közel két évre nőtt, szemben az elmúlt évek átlagát adó 16 hónappal – köszönhetően az idősebb korosztály magasabb arányú képviseletének, valamint a felvételi és képzési rendszer kialakulásának.

Az alábbi összesítés szintén az első négy év adatai alapján készült, és a grafikonok láttán könnyen megérthető, hogy miért mondom, hogy a program stabilizálódott azáltal, hogy nagyobb arányban csatlakoztak a dolgozó vagy nyugdíjas korosztály tagjai. Az idősebbek ugyanis nagyobb valószínűséggel megállapodtak, van biztos munkahelyük, családjuk, és ritkábban fordul elő, hogy egy ösztöndíj miatt elköltöznek egy időre, vagy hogy egy gyökeresen új munkahely felborítaná az életüket. De ez a téma már előrevetíti az önkéntes motivációkat.

Az adminisztráláshoz visszatérve fontos felismernünk a személyes találkozáson készülő jegyzet jelentőségét. Ez a találkozás ad lehetőséget arra, hogy felmérjük jelöltünk személyi-ségét, meggyőződjünk a nyelvtudásáról és jobban megismerjük őt. Ezen a ponton célszerű kiegészíteni eddigi dokumentumainkat egy jegyzettel, amelyet az interjú során készítünk. Ha gyors egymásutánban több jelölttel is találkozunk, feltétlenül készítsünk jegyzetet, az utólagos döntésnél ez sokat segíthet.

A dokumentálás itt még nem ér véget: a betanulási folyamat részeként vagy ellenőrzéseként kvízeket, kérdőíveket, vagy ellenőrző ívet töltethetünk ki a jelöltekkel. Az utóbbin a jelölt számára is követhetően jelezhetjük a betanulás egymást követő állomásait. De már ekkor kiadhatjuk a belépési kártyákat, vagy bizonyos tevékenység ellátáshoz szükséges kulcsokat, amelyről feltétlenül átadás-átvételi jegyzőkönyvet célszerű vezetni.

Mindezek megkoronázásaként jön az a lépés, amikor a két fél szerződéses kapcsolatba lép egymással. A szerződés lehet szóbeli, amelynek hazánkban nincs hagyománya, és lehet írásbeli. Ezt támogatja, és bizonyos esetekben elő is írja az önkéntes törvény, pontosabban a közérdekű önkéntes tevékenységről szóló 2005. évi LXXXVIII. törvény. Ugyanez a törvény azt is szabályozza, hogy mely esetekben kötelező az önkéntes tevékenységet írásba foglalni.

6.§ (5) Az önkéntes szerződést írásba kell foglalni, ha

a, az önkéntes szerződést határozatlan időre vagy legalább tíz napra – tizennyolcadik életévét be nem töltött önkéntes, illetve a korlátozottan cselekvőképes nagykorú önkéntes esetén két napra – kötik,

b, az önkéntes a 2.§ (3) bekezdésének b,-h, pontja szerint juttatásban részesül,

c, az önkéntest engedélyköteles építési munkában való részvételre foglalkoztatják,

d, a közérdekű önkéntes tevékenységet külföldön végzik,

e, az önkéntes az Európai Gazdasági Térségről szóló megállapodásban nem részes állam állampolgára, ide nem értve a menekültként vagy menedékesként elismert, bevándorolt, illetve letelepedett személyt, illetőleg az Európai Gazdasági Térségről szóló megállapodásban részes állam állampolgárának egyneságbeli rokonát és házastársát,

f, bármelyik fél azonnali hatályú felmondási való jogát korlátozzák,

g, az önkéntes kéri,

h, ezt jogszabály elrendeli.

Mindezeken túl az észszerűség és a számon kérhetőség erősíti meg a szerződés létjogosultságát. Hiszen az önkéntesre, onnantól, hogy önkéntesen elvállalt egy feladatot, számítunk – ezért nem fordulunk máshoz, nem adjuk ki másnak a munkát. Sokszor az önkéntesek birtokába kerülhetnek olyan adatok, amelyek nem publikusak, azonban a szerződéses háttér kölcsönösen megerősíti a bizalmat és a számon kérhetőséget is. A szerződést mégis pszichológiailag látom különösen fontosnak. Azon túl ugyanis, hogy hivatkozhatóan deklarálja a munkavégzés körülményeit, a szolgálati útvonalakat és sok más részletet, amelyek adott esetben már egy terjedelmesebb és amolyan általános szerződési feltételekként működő önkéntes kézikönyvbe szorulnak, a szerződés aláírása kinyilatkoztatott elköteleződést jelent mindkét fél részéről.

A szervezet szempontjából hasznos és nem mellékesen a törvény 14. paragrafusa által előírt önkéntes nyilvántartás kötelező elemei között szerepelnek az önkéntes alapadatai (neve, születési adatai, anyja neve és állampolgársága, lakóhelye, az önkéntes tevékenység tartalma, helye és ideje, a tevékenység megkezdésének ideje, a szerződés hatálya és a nyújtott juttatások). Egy ilyen adatbázisból már könnyen készíthető reprezentatív statisztika, amely a csapatunk koreloszlását, vagy az önkéntes tevékenység várható hosszát tartalmazza. Ezen túl célszerű egy olyan képességtábla összeállítása is, amely az önkéntesek azon képességeit listázza átláthatóan, amelyek a szervezet számára hasznosíthatóak. Így a későbbiekben egy pillanat alatt le tudjuk szűrni például, hogy kik azok, akiket esetleg fordítási, vagy szövegszerkesztési feladatra kérhetünk meg.

Az említett önkéntes kézikönyv a szervezet igényei szerint, az önkéntes csapat szervezeti és működési szabályzataként kitérhet a szervezet felépítésére, az önkénteseknek a benne elfoglalt helyére, az önkéntesek feladataira, jogaira és kötelezettségeire, az önkéntesek felvételi, képzési és kilépési rendszerére.

Az önkéntes a szervezetben

Amikor az önkéntes elkezdi tevékenységét, feltétlenül szükséges mérni, hogy mennyi időt adományozott a szervezetnek. Nem véletlenül említettem az előző cikkben Exupéryt. Ugyan nem az órák számát tartom az önkéntes segítség abszolút értékmérőjének, mégis ez az egyik olyan eredményadat, ami számokban, könnyen megfogható és prezentálható, sőt egy éves értékelés, vezetői jelentés keretében az ekvivalens munkaórák értékében, vagy az azzal megegyező arányos minimálbérben (ha el akarjuk kerülni, hogy véletlenül is túlzásba essünk) is kifejezhető.

És amikor ránézünk az óraszám-statisztikánkra, bizonyosan mindenki gondol majd a „sok kicsi sokra megy” elvre. A Szépművészeti Múzeumban 2006 és 2010 között összesen 236 önkéntes összesen 31.378 munkaórában járult hozzá a múzeumi szolgáltatás színvonalának emeléséhez.

Az óraszámokon túl a konkrét eredmények felsorolása is alátámaszthatja egy segítő csoport erejét. A Szépművészeti Múzeumban az elmúlt 5 évben önkéntes segítséggel jött létre és üzemel az információs pult; önkéntesek segítségével állítottuk elő a látogatók eligazodását szolgáló tájékoztatót összesen 17 nyelven; önkéntesek hozták létre az állandó gyűjteményi audio guide német és orosz verzióját a fordításon át a hangfelmondásig – az illetékes kollégák szakmai irányítása mellett –, az olasz verzió épp most készül; és ezt a sort zárja a Kezet Rá! program elindulása, amely mind az EU által finanszírozott időskorú önkéntes csereprogramban résztvevő hat önkéntesünk, mind a tavaly jelentkezett és kiképzett lelkes önkéntesek munkáját dicséri.

Visszatérve a számok adminisztrálásához, érdemes az önkéntesen nyújtott szolgáltatás iránti igényt is számszerűsíteni, hiszen ezzel vezetői szinten is alátámasztható létjogosultsága. A Szépművészetiben különösen büszkék vagyunk arra, hogy az orosz audio guide elkészülte óta 26 %-ban igénylik ezt a látogatók, de hasonló sikertörténet a Kezet Rá! pult a 2010. szeptember 29-i megnyitása óta regisztrált összesen 1652 látogatóval: ebből 46% gyerek, 54% felnőtt, illetve 84% magyar, 16% külföldi.

Ahhoz, hogy az önkéntes tevékenység állandóan magas színvonalú lehessen, nem elég jól kiképezni önkénteseinket, hanem fontos odafigyelni folyamatos tájékoztatásukra és továbbképzésükre. (E képzések felépítéséről a cikksorozat következő és egyben záró részében lesz szó.) Mind az önkéntes tevékenységek elvégzésének igazolásául, mind a képzési részvételek igazolásául célszerű jelenléti íveket vezetni. Az önkéntesek számára szervezett                  (A főigazgató ajándákot oszt - 2009 szeptemberében)

programokon mért túl alacsony részvételi arány ugyanúgy visszajelzést jelenthet a programok jellegével, tartalmával kapcsolatban, mint ahogyan a koordinátor visszajelezhet a jelenléti ívek alapján, és megkérheti az önkénteseket az aktívabb jelenlétre és tájékozódásra annak érdekében, hogy az intézményről rendelkezzenek naprakész információkkal.

Mindezen számok válnak programunk gazdasági elemzésének alapjává. Ebben összesíthetjük a program költségeit: kezdve a koordinátor munkabérével; az önkéntesek képzésére felkért előadók személyi költségével; az önkéntesek adminisztrálásának egyéb költségeivel; az esetlegesen jutalomba adott belépőjegyeken, mint kiesett bevételen keresztül az egyes összejöveteleken elfogyasztott üdítők és pogácsák költségéig. A gazdasági elemzés túloldalán pedig ott állhat az önkéntes tevékenységek eredményeként esetlegesen befolyt bevétel(például az orosz audio guide-ok kiadásából, és ott állhat a minimálbér és az óraszámok arányos szorzata; de ha esetleg pályázati bevétel, vagy szponzoráció kapcsolódik programunkhoz, az is feltüntethető e tételek között.

Az önkéntes kilépése a szervezetből

Ez előbb-utóbb elkerülhetetlen, legyen az bármilyen szomorú vagy szükségszerű. Az önkéntest máshova szólítja az élet: külföldi ösztöndíjra, családja mellé, de előfordulhat, hogy a szervezet mondja fel a szerződést. Bárhogy alakuljon is, érdemes egy kilépési kérdőív vagy egy kilépési interjú keretében megkérdezni segítőnk tapasztalatait, javaslatait. De ne feledjük a szerződés megszüntetését és ezzel egy időben a korábban kiadott kulcsok és belépési kártyák leadását írásban is dokumentálni.

Hasznos adminisztráció

A leírtakból remélhetően összeáll, hogy az adminisztráció eredményei sokszor fontos eszközzé válnak a koordinátor kezében. Ezek az adatok szolgáltatnak alapot az önkéntes tevékenység értékeléséhez, a tervezéshez, a költséghatékonyság felméréséhez. De ezek az adatok adják a program történetiségének vázát is. Ezekből lehet a jövőt és a stratégiánkat formáló következtetéseket levonni, és ezek adják az önkéntes tevékenység működésének keretrendszerét.

Korábbi cikkek az önkéntességről:

Amikor mindenki jól jár

Az önkéntes koordinátor mint stratéga