Digitalizálási szempontok és jó gyakorlatok Budapest Főváros Levéltárában
DIGISTRAT
A levéltárakban folyó iratdigitalizálás a közgyűjteményi digitalizálás egyik sajátos terepe. Nézzük meg közelebbről!
| Gerhard Péter |
2016-04-01 13:00 |
A digitalizálás új kihívások elé állította a múzeumi szakmát. A folyamatosan megújuló IKT-technológiák alkalmazását kicsit talán idegennek érezzük a múzeumi világban, miközben olyan eszközöket ad a kezünkbe, amelyek forradalmasíthatják sok más mellett a hagyományos múzeumi tevékenységeket is. Hogy ne mi váljunk a feltartóztathatatlanul terjeszkedő digitális világ eszközeivé, hanem a lehetőségeket saját céljaink megvalósítása érdekében használhassuk fel, fontos, hogy stratégiai gondolkodás induljon a múzeumi digitalizálásról. A Pulszky Társaság - Magyar Múzeumi Egyesület ehhez szeretne fórumot biztosítani a 2016. április 15-én megrendezésre kerülő DigitStart szakmai nappal.
Az Urbán Franciska által szerkesztett cikksorozatunkban mintegy gondolatébresztőként, vitaindítóként újdonságokat, érdekességeket olvashatnak a digitalizálás témakörében, illetve hazai és külföldi digitalizálási gyakorlatokról értesülhetnek.
Minden közgyűjteményi stratégia megalkotásakor azt kell szem előtt tartani, hogyan lehet az adott intézmény társadalmi pozícióit megtartani és erősíteni. Ez különösen igaz napjainkban, amikor a közgyűjteményeknek eddigi fennállásuk során soha nem látott mértékű kihívásokkal kell szembenézniük a digitális világ kialakulása miatt. Gyökeresen megváltoztak ugyanis a felhasználók (kutatók, diákok, laikusok) által megszerezni kívánt tudás és ismeretanyag jellegével, hozzáférhetőségével, „érdekességével” szemben támasztott elvárások. A felhasználói igények és szokások, illetve az interaktivitás előtérbe kerülése pedig a hagyományos közgyűjteményi stratégiák mélyreható újragondolását teszik szükségessé.
A levéltárakban folyó iratdigitalizálás a közgyűjteményi digitalizálás egyik sajátos terepe. Minden közgyűjteményi digitalizálási stratégia közös pontja azonban az, hogy a rendelkezésre álló anyagi és humánerőforrások, illetve az infrastrukturális-informatikai háttér erősen behatárolják a stratégiák kialakításakor rendelkezésre álló mozgásteret. A Magyar Nemzeti Levéltár és Budapest Főváros Levéltára a 2013-ban zárult elektronikus levéltári projekt révén jelentős infrastrukturális és informatikai beruházások kedvezményezettje lett, ami jelentősen hozzájárult a különböző digitalizációs projektek megvalósíthatóságához. Közös dilemma továbbá a házon belüli vagy kiszervezéssel történő megvalósítás kérdésköre is. Levéltári digitalizációs stratégia megalkotása esetén e mozgástéren belül a fentebb jelzett átalakuláshoz kapcsolódó újrapozícionálás szem előtt tartása mellett három fő szempontot érdemes mérlegelni (a Budapest Főváros Levéltárában folyó digitalizálási projektekben mindhárom szempont érvényesítésére akad példa).
Az egyik szempont az úgynevezett on-demand digitalizálás, amikor kutatók megrendelésére történik egyes iratok digitalizálása, de ezek a kérésre digitalizált állományok megőrzésre is kerülnek. A digitalizálási stratégia kialakítása során a költségek és a munkaidő-ráfordítás szempontjainak mérlegelésével egyúttal dönteni kell a gyors és olcsó tömeges digitalizálás, illetve a jó, akár nyomdai minőségű felvételek készítésének dilemmájában is. Az on-demand digitalizálás esetében a problémát egyrészt az eltérő minőségű felvételek létrejötte jelenti, másrészt az, hogy az így digitalizált iratanyag nem terjed ki az adott irategyüttes egészére.
A másik fő szempont az állományvédelem kérdése: veszélyeztetett állapotú iratoknál (például terveknél, térképeknél) a digitalizálással, és ezzel párhuzamosan az eredeti irat használatának korlátozásával egyszerre biztosítható a kutathatóság fenntarthatósága és az eredeti iratanyag élettartamának meghosszabbítása. A hosszú távú megőrzést szolgálhatja az analóg hang- és képfájlok (hangkazetták, videofelvételek) szisztematikus digitalizálása is. A megőrzés kapcsán hangsúlyos kérdés lehet az is, hogy a levéltárakban egyedi, csak egyetlen példányban létező dokumentumokat őriznek – ez a körülmény egyúttal a digitalizálás során követendő iratvédelmi intézkedések mérlegelését is szükségessé teszi.
A Budapest Főváros Levéltára legfontosabb irategyütteseiről az elmúlt évtizedekben készített biztonsági mikrofilmmásolatok teljes körű digitalizálása az elektronikus levéltári projekt keretében beszerzett mikrofilm-digitalizáló készülék révén tervezhetően elvégezhetővé vált: a 2013-ban indult projekt alig három év elteltével immár a végéhez közeledik. A mikrofilmszkenner ugyanis néhány perc alatt képes digitalizálni egy mikrofilmtekercset, így a szűk keresztmetszet inkább a feldolgozó munka, amely természetesen alig tudja követni ezt a tempót. Az – immár jóval hosszabb időt igénybe vevő – végcél valamennyi digitalizált mikrofilmállománynak az eredeti iratstruktúra szerinti szétbontása. Ennek megvalósulásával – az állományvédelmi szempontok mellett – immár lehetőség nyílik a levéltárban őrzött legfontosabb iratok publikálására is.
A harmadik fő szempont ugyanis az iratokhoz való hozzáférhetőség kiterjesztése, a digitalizálás és az internetes publikálás révén az iratanyagok eljuttatása szélesebb felhasználói csoportokhoz. Online publikálás céljára úgy érdemes digitalizálandó irategyütteseket kiválasztani, hogy figyelembe vesszük azok jelenlegi kutatottságát, illetve az ebben várható növekedést. A digitalizálás és online publikálás révén pedig növelni lehet a levéltár társadalmi beágyazottságát, hiszen jóval több emberhez juthat el a levéltárakban őrzött kulturális örökség internetes megjelenés esetén, mint a jóval körülményesebb hagyományos módon, azaz a levéltári kutatótermekben folytatott kutatásokkal. Ez utóbbi inkább egy sokkal szűkebb szakembergárdára jellemző. Nem utolsó szempont az sem, hogy gyakran egyes irategyüttesek tömeges digitalizálása, illetve az adatbázis-építés teszi csak lényegében kutathatóvá az adott iratanyagot. Erre jó példa a közjegyzői iratok esete Budapest Főváros Levéltárában, ahol a hatalmas mennyiségű iratanyag teljes körű átnézésére egy-egy keresett személy vagy ügy adatainak keresése során korábban soha nem vállalkoztak a kutatók. Amióta viszont a közjegyzői iratok adatbázisa, illetve részben maguk a digitalizált iratok is kereshetővé váltak az interneten, és az ügyeket, illetve az ügyekben szereplő személyeket könnyen meg lehet találni, a közjegyzői iratok Budapest Főváros Levéltára egyik leginkább kutatott iratanyagává váltak.
Az iratdigitalizálással párhuzamosan az iratanyag metaadatokkal való ellátása a publikálás és a kutathatóság előfeltétele. Ilyen típusú munkák már régóta zajlanak a főváros levéltárában. E projektek eredményei leggyakrabban az Arcanum Adatbázis Kft-vel együttműködve, az ezredforduló táján még tematikus CD-kiadványok révén, míg az utóbbi években már aggregációkba szervezve válnak elérhetővé a kutatók és érdeklődők számára. A több közgyűjtemény digitalizált állományainak és adatbázisainak közös kereshetőségét biztosító aggregációk közül a Magyar Levéltári Portál közös keresője még csak a magyarországi levéltárak többségének állományait tette elérhetővé. A Magyar Levéltári Portálon kutatható adatbázisok is fokozatosan beleolvadnak azonban a másik, 2015-ben indult aggregációba, a Hungaricana portálba, amelyik már nemcsak levéltári iratokat és kiadványokat publikál, hanem a múzeumok és a könyvtárak digitalizált állományait is (elsősorban képeslapokat és kiadványokat) egyre növekvő mértékben teszi közzé. Az online publikálás azonban nem képzelhető el a kereshetőség biztosítása nélkül: ehhez az iratanyagról leírásokat kell készíteni, vagy (gépelt iratok esetében) optikai karakterfelismeréssel (OCR) kell biztosítani a kulcsszavakra történő keresés lehetőségét. A levéltári iratok ezeken a portálokon vagy adatbázisokba szervezve, a keresést segítő metaadatokkal bőven ellátva válnak hozzáférhetővé, vagy a gépelt iratok esetében – a kiadványokhoz hasonlóan – OCR-ezés révén kutathatóak. Az egyes gyűjtemények közös kereshetősége pedig a kutatók nagy örömére szinte otthonukba hozza a magyar kulturális örökség jelentős részét. A közgyűjtemények digitalizált állományainak közös internetes kereshetősége pedig minőségi változásokat hozhat a közgyűjtemények társadalmi súlyában és hasznosságában, kielégítve ezzel a digitális világ által támasztott elvárásokat.
Fotó: Bartha Levente, P. Holl Adrien
