Digitalizálás a Kereskedelmiben
BESZÁMOLÓ
2016. április 15-én zajlott le a Pulszky Társaság „DigitStrat – szakmai nap a múzeumi digitalizálásról” című rendezvénye. A Magyar Kereskedelmi és Vendéglátóipari Múzeumban folyó digitalizálási tevékenységéről Kulich Julianna tartott előadást.
| Kulich Julianna |
2016-05-12 10:00 |
A Magyar Kereskedelmi és Vendéglátóipari Múzeum ez elmúlt években igyekezett digitalizációs tevékenységét szisztematikus, átlátható, következetes mederbe terelni, hogy olyan digitális tartalmak jöhessenek létre, melyek valóban megkönnyítik a munkatársak és a kutatók munkáját, valamint egyszerűen és jól felhasználhatók az ismeretátadásban.
Mikor ráébredtünk arra, hogy szükség van egy átgondolt, tervszerű digitalizáló folyamatra, szembe kellett néznünk nehézségekkel. Ezek közül talán a legégetőbb probléma az volt, hogy nem rendelkezett a múzeum egy egységes gyűjteménykezelői rendszerrel, amellyel a műtárgyak digitális nyilvántartása megoldható. Egyértelmű volt, hogy szükség van egy egységes rendszerre. Ezenkívül küszködtünk és továbbra is küzdünk az ember-, idő- és eszközhiánnyal, melyek egy ilyen – foglalkoztatottak számát tekintve – kis múzeumban, mint a Kereskedelmi és Vendéglátóipari Múzeum, hatványozottan van jelen. Át kellett gondolnunk azt, hogy milyen, korábban digitalizált tartalmak állnak rendelkezésünkre, hogyan tudnánk ezeket a munkatársak, a kutatók és a látogatók számára is könnyen hozzáférhetővé, és jól használhatóvá tenni. Valamint egy módszert kellett kidolgoznunk arra, hogy hogyan tudnánk a rendelkezésünkre álló emberi erőforrásokat digitalizálásra használni.
Előzmények
A tárgyainkról, gyűjteményeinkről készített digitális tartalmak rendkívül vegyesek. Ez egyrészt annak köszönhető, hogy az elmúlt 15 évben, mialatt létrehoztuk ezeket az adatbázisokat, a technika és az elvárások is sokat változtak. Másrészt nem egy szisztematikus digitalizáló folyamat során készültek ezek a tartalmak, hanem kampányszerűen, egy-egy projekt, vagy más ok miatt. Teljes gyűjtemények többnyire nem is kerültek feldolgozásra, csak részlegesen. A tárgyfotózás az 1966alapítás óta folyamatos, fotós státusszal is rendelkezett a múzeum. 2004-ben azonban egy szisztematikus digitális tárgyfotózásra került sor, mikor is a múzeum az I. kerületi Fortuna utcából költözni kényszerült. Ebből a fotózásból a dokumentumok kimaradtak. Ezeket a fényképeket különböző adathordozókon tároljuk.
Szintén a 2004-es költözést előzte meg az, hogy a kereskedelmi és vendéglátóipari állandó kiállításainkat befotóztuk és egy virtuális tárlat formájában megőriztük őket. Ezek a virtuális tárlatok akkor még korukat meghaladók voltak, a mai napig elérhetőek a múzeum honlapján. Ennek során már nem csak digitális képi tartalmakat állítottunk elő, hanem leíróadatokkal is elláttuk a műtárgyakat.
A felsorolt tevékenységeken kívül az évek során különböző adatbázisok is készültek excel tábla formájában. Ezek muzeológusok, gyakornokok által, belső használatra készített táblázatok. A dokumentációs gyűjtemények és adattárak egy részét érintik, a műtárgyakra vonatkozó alapadatokat tartalmaznak, és kizárólag keresési célokat szolgálnak.
A házi, egyszerű eszközökkel történő digitalizálások mellett az MKVM részt vett és a jövőben is részt kíván venni különböző digitalizációs projektekben. Sor került több projektre az NKA finanszírozásában, a digitalizálást az Arcanum Adatbázis Kft. végezte. Ilyen módon nyílt lehetőségünk a 9000 darabot számláló képeslapgyűjteményünk digitalizálására 2009-2010-ben. A képeket egy online adatbázisba töltötték fel az Arcanum munkatársai, azokat névvel és helymegjelöléssel látták el, más adatot nem tartalmaznak ezek a rekordok. Jelenleg a hungaricana.hu oldalon érhető el a gyűjteményünk, ahol a múzeum 20 kiadványa is megtalálható pdf formátumban. A cég kísérleti jelleggel leírókartonjainkat is digitalizálta. Ezek egyelőre nem publikusak, csak házon belül használhatóak pdf olvasó program segítségével. Mivel a kartonokon szövegfelismerő program fut, kereshetőek is. Szintén kísérleti jelleggel digitalizáltuk a vendéglátóipari adattárunk egy részét is. Mivel mind a leírókartonok, mind az adattári anyagok személyiségi jogi kérdéseket vetnek fel, ezek publikussá tétele nehézkes, átgondolt megoldást kíván.
2010-2011-ben könyvtári állományunkat is sikerült digitalizálnunk egy Európai Uniós pályázat keretében. A digitalizálás az Európai Szociális Alap és a Magyar Állam társfinanszírozásában valósult meg. A munkát egy újabb költözés miatt a lehető leggyorsabban kellett elvégezni, ezért könyvtárosaink a mai napig dolgoznak a rekordok ellenőrzésén, kiegészítésén.
Múzeumunk részt vesz a MaNDA közfoglalkoztatási programjában is. Három személy végzi nálunk a fotótár digitalizálását és feltöltését a mandadb.hu oldalra. Eddig 15.000 fényképünk érhető el az oldalon, melyet még közel ennyi követ.
A múzeumban végzett sokirányú digitalizáló tevékenység eredménye az lett, hogy jelentős mennyiségű digitális tartalmat hoztunk létre, de ezeket szétszórva tároljuk különböző adathordozókon, szervereken. Hozzáférési lehetőségük erősen korlátozott: a különböző szervereken tárolt adatok különböző publikációs oldalakon érhetőek el, az adathordozókon őrzött digitális másolatok pedig csak a munkatársak számára hozzáférhetőek. A gyakorlati tapasztalat azt mutatja, hogy ezek lényegében nem könnyítik meg a muzeológus mindennapi munkáját. Sem ők, sem a kutatók, sem a múzeumban dolgozó egyéb munkatársak nem tudják felkutatni – ezen adatbázisok alapján – egy adott témában az összes rendelkezésre álló digitalizált műtárgyat, vagy nem jutnak elegendő információhoz általuk, így kénytelenek az adott műtárgyat ismételten megkeresni és kézbe venni, ismételt felvételt készíteni róla és kiegészítő adatokkal ellátni az éppen adott célnak megfelelően.
Új rendszer építése
Rájöttünk arra, hogy szükségünk van egy egységes gyűjteménykezelői és publikációs rendszerre, melybe mindezeket a tartalmakat integrálni tudjuk, így általunk szerkeszthetővé és könnyen hozzáférhetővé válnak. Olyan rendszert kerestünk, mely megkönnyíti a napi munkát, könnyen bevihetőek és kinyerhetőek a tartalmak különböző formátumokban, illetve legalább részben csökkenti az egy műtárggyal végezendő munkamozzanatok számát (gyarapítás, leltározás, digitalizálás, adatolás, leírókarton, mutatócédula, őrjegy, mozgatási napló stb.).
Mindezekre legalkalmasabbnak a Múzeum Digitár rendszer tűnt, kb. 2 éve vezettük be az MKVM-ben. Mindenféle gyűjteménykezelői munkára kiválóan alkalmas, témánk szempontjából viszont a legrelevánsabb tényező az, hogy sokféle fájlformátumot be tud fogadni, így viszonylag egyszerűen lehet bele tömegesen migrálni digitális tartalmakat. Először a korai (1800-1880) számláink adatait tartalmazó excel táblázatot migráltuk át a Digitár rendszerbe, majd ezt a 3200 árjegyzéket tartalmazó táblázat követte. A számlákhoz képek nem álltak rendelkezésükre, azokat gyakornokok és önkéntesek szkennelték és töltötték fel utólag. Az árjegyzékek migrálásakor már a digitális képek is rendelkezésünkre álltak, így azokat a metaadatokkal egyidejűleg töltöttük át a rendszerünkbe. Ezeket az importálásokat követte azoknak a rekordoknak a migrálása, melyeket más publikációs rendszerekben tarunk nyilván. Először a Hungaricana oldalon publikált képeslapgyűjteményünk került sorra, majd a MaNDA által digitalizált műtárgyak. Ezeknek a száma együttesen mintegy 20.000 tétel.
Nem mondhatjuk, hogy a tömeges migráció útján a rendszerünkbe került rekordok tökéletesek, és nem szorulnak javításra. Sajnos nagyon is hiányosak, integrálásukat a könnyebb elérhetőség mellett, pont a szerkeszthetőség miatt láttuk szükségesnek. Miután bekerültek az általunk használt rendszerbe, kiütköztek az adatbeviteli hibák és hiányosságok. Komoly gondok mutatkoznak a kulcsszavak terén (a rossz kulcsszavak jelentősen rontják a keresési eredményeket, ezzel megkérdőjelezve a digitalizálás értelmét), valamint sokuknál még leltári szám sem szerepel, csak megnevezés és nézőkép. Ez nyilvánvalóan nem elegendő egy minőségi rekordhoz, ezért ezek kiegészítését, ellenőrzését folyamatosan végezzük. Mégis azonban tömeges importálásukkal jelentős időt spóroltunk meg magunknak.
A Múzeum Digitár használata lehetővé tette számunkra, hogy részt vegyünk az Europeana Food and Drink nevű projektjében. A projekt keretében étel-itallal és azok szociokulturális kontextusával kapcsolatos műtárgyakat továbbítottunk önállóan az Europeana digitális publikációs rendszer felé.
Eredmények
Az MKVM mindezen gyakorlati tapasztalatok alapján, valamint az előbb említett projekt kapcsán kidolgozott egy jól működő digitalizáló módszert, melynek segítségével kevés pénzen, megfelelő ütemben, elfogadható digitális tartalmakat tud produkálni. Igyekszünk digitalizálásra használni az elérhető emberi erőforrásokat: önkénteseket, gyakornokokat, kulturális közfoglalkoztatottakat. Ők végzik el a digitális képanyag előállítását: szkennelnek, fotóznak. Egy önkéntesünk saját profi fényképezőgépével kizárólag fotózást végez, heti egy alkalommal, a múzeum fotólaborjában. Miután elkészítették a képanyagot, feltöltik a Múzeum Digitár rendszerbe és felviszik az alapadatokat (leltári szám, tárgytípus, megnevezés, méret, anyag, technika, minimális leíró adat). Ezt követően a muzeológusok veszik át az adott tárggyal való munkát: ellenőrzik a bevitt adatokat, kiegészítik, bővítik, majd publikálják. Ilyen módon kb. 100-150 képet tudunk készíteni egy nap, illetve 50-100 műtárgyat tudunk rögzíteni a rendszerben. A jövőben a képalkotást szeretnénk valamilyen módon meggyorsítani, hogy erőinket minél inkább a metaadatok minőségi javítására tudjuk koncentrálni. Ma több mint 26.000 műtárgyunk érhető el a Múzeum Digitár felületén, de ez a szám ezzel a módszerrel rohamosan növekszik. Jelenleg így tudjuk a „legtöbbet kihozni” a rendelkezésünkre álló nagyon is korlátozott anyagi lehetőségekből és emberi erőforrásokból.
