Az önkéntes koordinátor mint humánerőforrás-szakember

Az önkéntes koordinátor koordinál, toboroz, kiválaszt, betanít, képez, fejleszt, épít, elismer – embereket és csapatot. Végső soron az önkéntes is ember és lelke van.

Cikk küldése

e-mail:

A korábban megkülönböztetett három feladatterület: a stratégiaalkotás, az adminisztráció és a HR, avagy humánerőforrás-tervezés közül az utóbbit tartom a legnagyobb kihívásnak, ugyanis itt nem legóelemekkel építkezünk, hanem érző és gondolkodó, folyton változó és alakuló emberekkel van dolgunk. Ez határozza meg azt is, hogy a csapat készségeinek és tudásainak összessége hogyan alakul; a befektetett munkaórájuk hogyan hasznosul; a csapat lelkesedése milyen arányban áll az egyének lelkesedéséhez képest, és mindezek nyomán végül is mire képes a csapat, hogyan támasztja meg az itt-ott megingó múzeumi apparátust.

A hozzám segítségért forduló önkéntes koordinátoroknak azt szoktam mondani, ha az önkéntesekkel kapcsolatos munkájuknak ezt a részét jól csinálják, azaz gondosan megszűrik a jelentkezőket, alaposan felkészítik őket, és folyamatosan nyomon követik tevékenységüket, akkor nagy baj nem lehet, és a program jól fog működni.

A Szépművészeti Múzeumban 2006-ban, ahogy már korábban említettem, nem volt kidolgozott rendszerünk. Az önkéntesek toborzása után, mikor is 145 fő jelentkezett, merült fel a kérdés: hogyan válasszuk ki őket? És nagyjából minden lépés hasonlóan következett – nagyban hagyatkozva a beindult munka tehetetlenségi nyomatékára és az időközben utunkba kerülő külföldi példákra, mert idehaza más intézményben nem volt példa szervezett kulturális önkéntességre. Hamar előálltunk a már szintén említett önkéntes kézikönyvvel is, amelynek megkomponálásában akkori gyakornokaink segédkeztek, és ugyancsak hamar felmerült annak igénye, hogy a tapasztalt önkéntesek, akiket azóta is mentoroknak hívunk, segítsenek az újoncok betanításában – tehermentesítve ezáltal engem mint koordinátort.

Mondják, hogy a puding próbája az evés. Hát ezt a pudingot folyamatosan esszük, folyamatosan újraírjuk a receptet, és így folyamatosan javítjuk az ízharmóniát. Ha végigtekintek a kiválasztási, interjúztatási, bevezető és folyamatos képzési rendszerünk alakulásán, azt kell mondanom, hogy a jelenleg – és most már jól – működő formáját körülbelül egy évvel ezelőtt nyerte el. A hasonló munkába kezdő kollégáknak azt javaslom, használják azt a tapasztalatot, amely 5 évvel ezelőtt idehaza még nem állt a rendelkezésre, de időközben kialakult, s így megspórolhatnak 3-4 év kísérletezgetést. Persze egyéves kísérletezéssel a saját szervezetük sajátosságai miatt így is mindenképpen számolni érdemes.

A mi receptünk, ha az információpultos önkéntes kiképzését nézzük, az alábbiak szerint alakult:

Ez a séma öleli fel a kiválasztás, a bevezető képzés és a szerződéskötés szakaszát. A zölddel jelölt elemekben a koordinátorok közreműködnek, a narancssárga elemek a mentorok segítségére épülnek, a sárga elemek önálló feladatokat tartalmaznak, és pirossal jelöltük a  szerződéskötést.

Az önkéntesjelölt önéletrajzzal és motivációs levéllel jelentkezhet a programba (0. lépés). Ekkor vizsgáljuk meg, van-e megfelelő nyelvtudása, ugyanis az információs pultban az angol nyelv társalgási szintű ismerete feltétel. Ugyancsak ekkor nézzük meg, hogy minimálisan milyen hosszú időre hajlandó szervezetünk mellett elköteleződni. Az első évek tapasztalatai nyomán hoztuk ugyanis azt a szabályt, hogy minimum féléves elköteleződést kérünk. Könnyen megérti ennek okát az olvasó, ha belegondol, hogy a fenti ábrán követhető kiválasztási és betanítási folyamat körülbelül 2 hónapot ölel fel.

Előző cikkemben utaltam már arra, hogy önkénteseink átlagosan várható szolgálati ideje a Szépművészeti Múzeumban jelenleg 2 év. Ez azonban csak egy szám, amely mögött számos egyén bújik meg, van közöttük középiskolás, egyetemista, pályakezdő, aktív kereső és nyugdíjas is. Korcsoporti sajátosságok szerint változik, hogy ki mennyi időt tölt el nálunk, és kinek mi a motivációja

A könyv 27. oldalán tárgyalt modell továbbgondolása Csordás Izabella által a Szépművészeti Múzeum Önkéntes Programjának és több megfigyelt önkéntes program tapasztalatai nyomán.

 

 

 

 

Amikor egy önkéntessel dolgozni kezdünk, a célunk az, hogy minél hosszabb ideig köteleződjön el mellettünk, és minél jobban készüljön fel. Erre való nyitottságát, illetve olyan készségeket mérünk fel elsősorban az interjún (1. lépés), de a mentori megfigyelési (3–4. lépés) és bevezető képzési napon is (5. lépés), mint a problémamegoldó készség, konfliktuskezelési készség. Az információs pult nem mindig a szó pozitív értelmében vett találkozási felület a látogató és a múzeum között: a „becsapódásokat” is kezelni szükséges. Fontos kiemelni, hogy az önkéntesek egyéni szakmai tudása is használható, és sokszor nagyon értékes tudás lehet a szervezet számára: az interjúsorunk kidolgozásában egy profi interjúztató segített, aki több mint három éve önkéntes nálunk.

Az orientációs játék (2. lépés) szolgálja az intézmény és a gyűjtemény újrafelfedezését, illetve a helyismeret megszerzését. A Szépművészeti Múzeum dinamikusan változó környezet, és majdani önkéntesként illik tudni megválaszolni minden látogatói kérdést, pláne a leggyakoribbat: „Hol a mosdó?”

Az újoncok az I–II. mentori alkalommal (3–4. lépés) megfigyelik a mentorok tevékenységét, hogy a gyakorlatban is képet kaphassanak leendő önkéntes tevékenységükről. Ez a kölcsönös tapogatózás időszaka, és itt az önkéntesjelöltnek is van lehetősége, hogy azt mondja: „Ezt mégsem csinálnám.” A III–V. mentori alkalommal az újonc önkéntes már kiveszi részét a munkából, ezt azonban egy tapasztalt önkéntes társaságában, biztonsággal teszi, így váratlan helyzetekben sem marad magára. Mentorainktól ajánlást kérünk az újoncokról, a csapat új tagjairól, és az önkéntes ekkor válik a csapat teljes jogú tagjává (11. lépés).

A bevezető tréning (5. lépés) egynapos képzés, amit tavaly nyár óta csoportosan szervezünk az újoncoknak. Itt ők is megismerkedhetnek egymással, az önkéntesszereppel és -kihívásokkal, illetve velünk, a koordinátorokkal. A tréninget egy találkozó követi az irodában, amikor problémamegoldó kvíz (6. lépés) formájában megismerkednek az elmúlt években felmerült extrém esetekkel és kezelési lehetőségeikkel, valamint amikor szerződést kötünk (7. lépés). Ekkor kapja meg az újonc a kezdő kvízt (8. lépés) olyan kérdésekkel, hogy milyen belépőjegyárak vannak, mit jelent a Baráti Kör, hogy hívják a főigazgatót (stb.). Ezek azok a témák, amelyek vagy a „hasznos tudni” vagy az „illik tudni” kategóriába esnek.

A mentori alkalmakkal párhuzamosan következik még két olyan lépés, amely a feladat elvégzéséhez ad háttértudást: a számítógépünk használatáról (9. lépés), illetve a múzeum és a gyűjtemények történetéről, struktúrájáról (10. lépés).

A csapatba bekerült önkéntesek kezét itt azonban nem engedjük el. Rájuk innentől az Önkéntes Kézikönyv két évvel ezelőtt létrehozott képzési szabályai vonatkoznak, amelyek azt hivatottak biztosítani, hogy az önkéntes folyamatosan tájékozódjék az újdonságokról, és felelevenítse pl. tűzvédelmi ismereteit, ahogy ez a Ház minden dolgozója számára évente egyszer kötelező.

A folyamatos képzés elemeit az alábbi táblázat foglalja össze – maradva az információ pultos önkénteseknél.

		Elvárt teljesítés
Képzési egység	alkalom / év	infopultosok
Tűz- és munkavédelmi oktatás	2	évente 1
Infópultos szakmai tréning	2	évente 1
Kvíz	3-4	évente 3-4
Körséta	kb. 20-30	évente 1
Önkéntestalálkozó	kb. 12-14	évente 4

A táblázatban látható, hogy évente hány alkalommal szervezzük meg a képzési elemeket, illetve hány alkalommal várjuk el a részvételt önkénteseinktől.

Az infópultos szakmai tréninget évente két alkalommal és két eltérő formában szervezzük meg 2008 óta: ekkor egy kiváló külső tréner segített bennünket elindulni ezen az úton. Az egyik alkalom a csapatépítést, a felmerült extrém helyzetek megbeszélését, a közös értékek felelevenítését teszi lehetővé. A nagy részvételi hajlandóság miatt ezt az alkalmat idén kétszer is megismételjük, egy tréningnapon ugyanis csak 20 fő vehet részt a minőségi figyelem biztosítása érdekében. A másik alkalommal a múzeum osztályainak működéséről hallhatnak önkénteseink előadást. Meghívtuk például a Biztonsági Osztály, a Kiállítás-szervezési Osztály, az Egyiptomi Osztály vezetőjét vagy a teremőrök csoportvezetőjét.

Önkéntesek véleménye: Mi az, amit hazavittek a tréningekről?

• Jókedv, vidámság
• Asszertív megoldások (szerepjátékok során)
• Megerősítést a csapat részéről, hogy ide tartozom (homogén közösség)
• Kötelességtudás, lojalitás, kitartás
• Nagyobb biztonságérzet
• Energia
• Magamról tudtam újat tanulni
• Több véleményt megismerhettem az önkéntességről
• Egymást megismerhettük/hallhattuk

Az időszaki kiállítások megnyitása körül az újdonságok megismerését szolgálják a kvízek, illetve a tárlatokon tartott vezetések is (önkéntes találkozókon). Az ismeretek felfrissítését segítik továbbá a körséták és az állandó gyűjteményhez kapcsolódó önkéntes találkozók.Az utóbbi elem, az önkéntes találkozók szervezése határterület a képzés és az elismerés között. Az ismeretek megszerzése ugyanis fontos a látogatók pontos tájékoztatásához, de a részvétel a kurátori vezetéseken egyúttal különleges élmény is.

Az önkéntesek elismerésének számos lehetősége van még, amely – bár az évek, évtizedek óta ott dolgozó múzeumi kolléga számára természetes lehet – az önkéntesnek különleges érték, és ami a bennfentesség érzését adhatja. A legkézenfekvőbb közülük a belépés az állandó vagy időszaki tárlatokra, a kedvezmény biztosítása – a fizetett dolgozókhoz hasonlóan – az önkénteseknek is a büfében vagy a múzeumi boltban, de érdemes a helyi adottságokkal kiegészíteni ezt a listát.

Ha megpróbáljuk áttekinteni és összegezni „ajánlatunkat” – esetleg egy-két ismerősünk megerősít abban, hogy ez jó csomag –, akkor bátran kezdjük meg a toborzást. Kronologikusan ennek a lépésnek a cikk elejére kellett volna kerülnie, mégis hátrébb soroltam. Sokakban ugyanis a kezdeti aggodalom amiatt, hogyan találnak majd önkénteseket, elhomályosítja saját erősségeik és lehetőségeik számbavételét, amelyek hátterében ott húzódik a kiolthatatlan emberi kíváncsiság és tudásvágy – a tudomány, a kultúra és szentélyeik iránt.

A humánerőforrás-menedzsment és az önkéntes erőforrás-menedzsment ugyanarról szól: emberekről. Az utóbbi motivációs listájában egy elem hiányzik: a pénz. És ez hangsúlyeltolódást jelent: fontosabbá válik a közösség megtartó ereje, az önképzés lehetősége és az elismerő szó. Ezek megteremtése, biztosítása és fenntartása tehát az önkéntes koordinátor legfőbb kihívása.

Az itt és a korábbi cikkekben leírtak rövid összegzésére és áttekintésére álljon itt az a modell, amelyet az elmúlt években alakítottam ki és használtam önkéntes-koordinátori munkámban. Az ábrának megfelelően a jó koordinátor egy személyben precíz adminisztrátor (barna), jó stratéga (fekete) és kiváló HR-es (kék), és sosincs „kész”, mert a folyton változó környezetben folyamatos önképzésre van szüksége.

Korábbi cikkek az önkéntességről:

Amikor mindenki jól jár

Az önkéntes koordinátor mint stratéga

Az önkéntes koordinátor mint adminisztrátor