©2011 magyarmuzeumok.hu Minden jog fenntartva.

Javaslatok gyakorló önkéntes koordinátoroknak

A Szépművészeti Múzeum Önkéntes Programjának 10. évfordulója alkalmából szervezett Önkéntesmenedzsment kihívások hosszú távon című konferenciáról – 2016. szeptember 22.

“Nagyon hasznos és tanulságos volt számomra ez a konferencia. Három éve végzem más munkák mellett az önkéntesek koordinálását, mely komoly kihívás volt számomra efféle tudás hiányában.

Rengeteg új információhoz jutottam és tanultam belőle amellett, hogy az előadásokból sok visszaigazolást is kaptam munkám végzéséhez.” Rózsa Edit, Kiskun Múzeum

69 regisztrált résztvevővel, szakmai körökben ritkán előforduló tematikus konferenciával ünnepelte a Szépművészeti Múzeum Önkéntes Programja fennállásának 10. évfordulóját. Szeptember végén kifejezetten az önkéntesek szervezésével foglalkozó kollégákat hívott az intézmény szakmai eszmecserére.

A konferenciaprogram egy panelbeszélgetéssel kezdődött, melyen a meghívott állami, civil és múzeumi [CI1] szereplők is elismerték az önkéntes menedzsment és ezáltal az önkéntes koordinátorok szerepkörének összetettségét, felmerült a szakmásítás kérdése, illetve szó esett a nehézségekről is – természetesen túl azon, hogy az önkéntes mozgalom társadalomformáló, állampolgári szerepvállalást növelő, tevékeny segítő szerepe és haszna tekintetében egyetértettek a beszélgetőpartnerek: dr. Baán László (főigazgató, Szépművészeti Múzeum), Latorcai Csaba (államtitkár, Miniszterelnökség),  F.Tóth András (ügyvezető, Önkéntes Központ Alapítvány) és Havasi Zoltán (alapító és vezető, Bike Maffia).

A konferencia előadóinak kérdésfelvetései és javaslatai megszívlelendőek az önkéntesek menedzselésével foglalkozók és alkalmazóik számára. A legfőbb javaslatok az alábbiak szerint foglalható össze:

- Szükséges-e, hogy egy szervezet önkéntes koordinátort alkalmazzon? F.Tóth András szerint van egy bizonyos önkéntes létszám, ami fölött már elkerülhetetlen a koordinátori pozíció formalizálása a hosszú távú stabil működés érdekében, hiszen az önkéntesek számára egységes iránymutatásra van szükség, célszerű kötődési felületet biztosítani, valamint a szervezet számára fontos kimondani, és elismerni, hogy mely kolléga a kulcsszereplő a félig külsős-félig bennfentes státuszban lévő önkéntesek szempontjából.

- Több előadó is megerősítette, hogy az önkéntes koordinátori pozíció összetett és szerteágazó feladat és számos kihívást rejt magában. Tapasztalattal kell bírnia HR területen, és diplomáciai-stratégiai szempontokat is szem előtt kell tartania, sokszor két szerep között kell  egyensúlyoznia a koordinátornak:  az önkénteseket képviseli a szervezeten belül, illetve a szervezet szabályait képviseli az önkéntesek felé. Ez kifejezetten nagyobb szervezetek esetében kihívás, de a kisebbek számára is fontos a kettősség, az ún. prés tudatosítása.

- Az előbbi gondolatot folytatva [CI2] Marosszéki Emese fogalmazta meg a kérdést: Kész-e a szervezet a transzparenciára, az önkéntesek befogadására? Hiszen az önkéntesek beengedése kendőzetlenséget, a szervezet működésének, esetleges tökéletlenségeinek, nehézségeinek vállalását is jelenti, vagy akár azt, hogy ebből az új forrásból kap energiát, ösztönzést, esetleg erőforrást a megújuláshoz.

- Ennek kapcsán a nemrég publikált KSH elemzésre reflektált Csordás Izabella: Vajon a szervezetek tudnak-e kérni, az őket körülvevő közösséghez eljut-e a segítségnyújtás lehetősége és maga a szervezet mennyire látható? Érdemes végiggondolni, hogy koordinátorként milyen lehetőségek vannak az önkéntességről szóló kommunikációra, elsősorban szervezeten kívül, vannak-e partnerintézmények, civil szervezetek, használjuk-e a rendelkezésre álló nyitott és ingyenes toborzási lehetőségeket?

- Amennyiben a szervezet az önkéntesek befogadása mellett voksol, és nyit ebbe az irányba, akkor számos olyan terület van, amelynek átgondolása segíthet a „gyermekbetegségek” elkerülésében. Az átgondolás során, az önkéntes tevékenység formalizálásában, a szervezet köré szőhető biztonsági háló létrehozásában nagy jelentősége van az írásbeliségnek. Mivel Magyarországon a szóbeliséggel szemben az írásbeliségnek van nagyobb hagyománya, fontos, hogy az önkéntesek megjelenése írásbeli formát kapjon: szülessenek meg a foglalkoztatásukhoz kapcsolódó dokumentumok, a szerződés, az önkéntes kézikönyv, az önkéntes stratégia, de ezeken kívül számos más olyan nyilvántartás hasznos lehet, ami egyben kötelező érvényű is, hiszen az önkéntes törvény előírja. Ezen a ponton fontos kiemelni, hogy az önkéntes törvény remek mankó mindazok számára, akik önkéntesek foglalkoztatásával szeretnék megerősíteni szervezetüket. És mindezek alkalmazása ráadásul még az adminisztrációt, és a program jelentőségéről születő értékelést, beszámolót is értékes adatokkal szolgálhatja akár a résztvevők létszáma, átlagéletkora, ledolgozott óraszáma, stb. tekintetében.

- A menedzsmentszemléletű vezetés jegyében Marosszéki Emese a tudatos tervezés jelentőségét hangsúlyozta , amikor is konkrét válaszok születnek olyan kérdésekre, mint „Tudjuk-e, hogy mit és miért akarunk elérni önkénteseinkkel?”, „Megvalósítható-e a program?” „És egyáltalán szükség van-e rá?” Az előadó kiemelte, hogy bármely kérdés megválaszolatlansága, zavarossága esetén túl nagy lehet egy önkéntes program indításának a kockázata, a kudarc lehetősége, ami aztán téves konklúzióként az önkéntesség elutasításában csúcsosodhat ki. Fontos meglátni, hogy az önkéntesek jelenléte hogyan illeszkedik a szervezet küldetéséhez, tevékenységéhez, és ezeket a pontokat minél pontosabban körül kell írni.

- Marosszéki Emese előadásán és Susan J. Ellis workshopján is hallhatták a résztvevők, hogy az önkéntesek bevonását akkor szabad csak elkezdeni, ha a szervezet számára világos, hogy milyen tevékenységre szeretne önkénteseket toborozni, tudja, hogy miért önkénteseket szeretne a területen alkalmazni és meg tudja mondani, hogy hány főre lesz szüksége, valamint rendelkezésre állnak az önkéntes tevékenység keretei, legalább egy önkéntes kézikönyv formájában. Már ezen a ponton fontos előrelátni, hogy az érkező önkéntesek szervezetbe integrálásának mik lesznek a lépései, érdemes képzési, előrehaladási tervet készíteni.

- Több előadó is hangsúlyozta, hogy az önkéntesekkel folytatott munka nagy része HR tevékenység. Legyen szó a feladatköri leírások megfogalmazásáról, a kiválasztásról, a betanításról, a számonkérésről, a folyamatos képzésről, az önkéntesek értékeléséről, vagy esetleg a kilépésről. Ezzel összhangban a koordinátorok készség-fejlesztésének fókuszpontjában a HR készségek és ismeretek fejlesztése áll.

- Az önkéntesek fejlesztése, képzése ideálisan egy jól átgondolt stratégia mentén tud megvalósulni a szervezetben, hiszen a jó képzés által az önkéntesek magabiztossá és hatékonnyá válnak, valamint fejlődési lehetőséget is kaphatnak, ami sokak számára jelentős motivációs tényezővé válik akkor is, ha nem ezzel a céllal csatlakozik egy önkéntes a programhoz. Így bővülhet az önkéntesek által ellátható feladatok köre, és kialakul, mélyül kompetenciaérzésük, mondta Dorner László pszichológus.

- Ha már az emberekkel való kapcsolattartáshoz értünk ebben a felsorolásban, itt van a helye az önkéntes koordinátor önképzésének, önismerete fejlesztésének, szakmai kapcsolatai, tudása bővítésének, illetve a szervezetről szerzett ismeretei mélyítésének, hiszen sok szervezetnél ő a a szervezetfejlesztés letéteményese az önkéntesek bevonásával. Hajdú Krisztina előadásában a Máltai Szeretetszolgálat önkéntes koordinátorai számára kialakított képzési rendszer volt különösen inspiráló a témában.

- Ehhez szorosan kapcsolódik Kusuma Barnett üzenete, aki a British Museum Önkéntes Programjának alapítója, és hosszú éveken keresztül koordinátora volt: Bízz magadban, kedves koordinátor, és alakíts ki bizalmat elsősorban magadban, majd az önkéntesek és a kollégák körében is! A magabiztos fellépés sokszor kulcsfontosságú az emberekkel folytatott munkában, különösen, ha irányítani, koordinálni szeretnénk őket. Hiszen csak hiteles kérésre és érthető, követhető iránymutatásra érkezhet megfelelő válasz az önkéntesek részéről.

- Az előző pont különösen jelentőséggel teli lehet, amikor a menedzsment által hozott nehéz döntést kell hitelesen képviselnie a koordinátornak. Legyen itt szó egy tevékenység megszüntetéséről, képzési rendszer bevezetéséről, vagy bármilyen, több résztvevőt érintő változásról. Minden rendszer a status quo felé törekszik, így az önkéntes csoportok is, ezért bármilyen változás kezdeményezésekor számíthatunk az ellenállásra. Kusuma tanácsa szerint a változást alaposan át kell gondolni, de gyorsan kell kivitelezni.

- Az angol előadó kitért arra a nehéz helyzetre is, amikor az önkéntes nem hajlandó elfogadni a szervezet iránymutatását. Nemes egyszerűséggel elmondhatjuk, hogy nincs kivétel. A szervezet szabályozása, iránymutatása ugyanúgy kötelező érvényű a fizetett és a fizetetlen alkalmazottakra vonatkozóan is. A panelbeszélgetésben résztvevő Havasi Zoltán is megerősítette, hogy a napi szintű, önkéntesekkel folytatott munkában vannak olyan helyzetek, amelyek során kell tudni NEM-et mondani. Ez részben segíti a szervezeti önismeret alakulását, az önkéntes felajánlások elfogadásának tudatosítást és a tisztánlátást, de kereteket, tartást is ad az önkéntes tevékenységet végzők számára. És egy belső szabályrendszer létrehozásával és írásba foglalásával növelhető a következetesség és a számonkérhetőség, az utóbbi a gyakorló önkéntes koordinátorok egyik legfőbb kihívása.

- Scholtz-Hibay Alíz, aki több szervezetnél végez önkéntes tevékenységet, arról számolt be, hogy saját tapasztalatai és az általa koordinált önkéntes csoport körében is az a tapasztalata, hogy az önkéntesség az energikusságot, az életerőt növeli, mert az önkéntes megtapasztalja, hogy egy közösség tagja, ahol számítanak rá, lehetőség szerint testre szabott feladatokat és fejlődési lehetőséget kap, és mindezek pozitívabb életszemléletet és jobb egészséget eredményeznek.

- Az önkéntesek kiégése azonban ugyancsak valós veszély. Alíz előadásában hallhattunk olyan nehézségekről, amelyeket ő maga is megtapasztalt az elmúlt 10 év önkénteskedése alatt. Mindenképpen csökkenti a lelkesedést egy értelmetlennek vagy feleslegesnek tartott feladat elvégzése, a személyiségnek nem megfelelő munka, az önkéntes jelzéseinek figyelmen kívül hagyása, a felmerülő személyes konfliktusok kezeletlensége, a feladatkörök pontatlan meghatározása és a visszajelzés, a szupervízió hiánya.  Mindezekből a koordinátorok számára konklúzióként elmondható, hogy érdemes a bevált, tapasztalt önkéntesekkel időszakonként leülni, a képzésükbe, a tapasztalataik megbeszélésébe energiát fektetni, akárcsak az önkéntesek elismerésére figyelemmel lenni. Dorner László ajánlása szerint érdemes minél szélesebb körű tréning lehetőségeket biztosítani az önkéntesek számára annak érdekében, hogy bővíthessük képességeiket, ezáltal az általuk ellátható önkéntes tevékenységek repertoárját (kompetenciaérzés), valamint érdemes a szervezeten belüli önkéntes szerepeket változtatni, váltogatni bizonyos időközönként a kiégés és motivációvesztés elkerülése érdekében.

- Hajdú Krisztina előadásában hallhattunk a Máltai Szeretetszolgálat szerteágazó programjáról, és arról, hogy a programok, projektek kialakulása, a változások láthatóvá válása időbe telik. Ezért mindenképpen érdemes türelmes, kitartó hozzáállással nekikezdeni egy önkéntes projekt fejlesztésének.

- Dorner László pszichológus előadásában több motivációs elméletet ismertetett, és kiemelte, hogy fontos tisztában lenni az önkéntesek kezdeti motivációjával, és bármely motiváció által vezérelt önkéntes szerethető, ezek nem minőségi kategóriák. Ugyanakkor nem elégséges a motivációkat és az önkéntes képességeit csak a toborzást követő első interjún felmérni, azok folyamatos monitorozása kiemelkedő fontosságú.

Összegzésképp elmondható, hogy az előadók konkrét példákon keresztül átfogó képet adtak az önkéntes koordinátor szerteágazó feladat- és felelősségi köréről, és egyúttal számos gyakorlati tanáccsal, útravalóval is szolgáltak a jelenlévőknek. Mindazoknak, akik fejlődni és tanulni szeretnének ezen a területen, javasoljuk, hogy keressenek meg más gyakorló önkéntes koordinátorokat, cseréljenek tapasztalatokat, valamint jó szívvel ajánljuk az Önkéntes Központ Alapítvány (ÖKA) Önkéntes menedzsment képzéseit is.